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[COVID & New normal – Part 1]

Temps de lecture 4 minutes

Un an après l’arrivée de la pandémie de COVID-19, il est indéniable que la façon de concevoir et développer a changé chez One2Team. Cette transformation prend plusieurs formes que nous vous partageons dans une série d’articles sur nos retours d’expérience sur l’impact de la pandémie sur nos équipes Produit et R&D. Ce premier volet est consacré aux impacts sur l’élaboration et la communication de la roadmap produit.

Entre présentiel et télétravail comment le travail hybride invite les équipes R&D à transformer leurs process ?

La roadmap produit est le document qui synthétise, ordonne et priorise les objectifs courts et longs termes d’un produit. Elle permet d’aligner l’entreprise et ses clients sur la direction prise, les problèmes que le produit doit résoudre (et ceux auxquels on décide de renoncer). Ce document évolue régulièrement ; c’est un des livrables essentiels du Product Manager.

Le rôle du Product Manager chez One2Team est d’identifier les besoins de nos utilisateurs et d’imaginer les nouvelles fonctionnalités qui y répondront au mieux. Il guide l’équipe R&D qui livre cette vision à nos clients. Il interagit constamment avec les équipes Customer Success, Marketing, Ventes, R&D et Support pour concrétiser la stratégie de l’entreprise dans un produit qui incarne la mission de One2Team : permettre à nos clients d’être plus rapides et productifs dans le delivery de leurs projets.

One2Team est un éditeur de logiciel qui développe une plateforme Saas multi-solutions de work and projects management ; notre mission est d’aider les équipes à mieux gérer leurs portefeuilles de projets et collaborer plus efficacement quelle que soit leur situation de travail : au bureau, en home office, en déplacement, à l’international… Le changement radical dans la manière de travailler lié au confinement n’a pas remis en cause notre modèle et l’a au contraire renforcé. La vocation de One2Team est de consolider en un lieu central l’information projet et de soutenir la collaboration en équipes distribuées : notre plateforme permet à chacun de consulter et mettre à jour les différents statuts et informations depuis n’importe où. C’est précisément ce dont nos utilisateurs avaient besoin pour accompagner le maintien de leur activité pendant le confinement.

Etant nous-mêmes développeurs de logiciel collaboratif, nous sommes déjà “bien équipés” en technologies pour le travail à distance. Nos équipes travaillent de partout en France et dans le monde sur plusieurs fuseaux horaires : nos ingénieurs travaillent à distance la moitié du temps. Le télétravail ponctuel était une pratique déjà bien ancrée chez One2Team, le passage en télétravail à 100% lors des confinements s’est fait assez simplement.

Questionner constamment sa roadmap

Dans un contexte de confinement soudain et dont la durée restait inconnue, le premier réflexe de One2Team et de l’équipe Produit et R&D a été de questionner notre roadmap produit :

« Les problèmes que nous sommes en train de résoudre ne seraient-ils pas en passe de devenir moins prioritaires que de répondre à la mise en place urgente et obligatoire du travail à distance ? »

« Sur quelles fonctionnalités collaboratives devons-nous nous concentrer en priorité pour soulager nos clients ? »

Nous avons alors revu le score de priorisation de chaque chantier prévu sur l’année à la lumière des événements. Les intégrations aux outils de chat et de visioconférence ont naturellement été placées en haut de la liste (lien vers l’article Lancez directement une web conférence Google Meet ou Zoom depuis One2Team – si confirmé). D’autres sujets ont aussi été ajoutés à la roadmap, inspirés par les remontées de nos utilisateurs et sponsors : leur manière de gérer la crise dans One2Team ont alimenté une série d’ateliers de conception pour traiter de nouveaux cas d’usage (lien vers article CA PCA). Notre application One2Team Work & Projects in Microsoft Teams a par exemple été enrichie : le confinement ayant fait de Microsoft Teams l’outil indispensable de nombre de nos utilisateurs, nous y avons inclus la page d’accueil One2Team pour qu’ils accèdent encore plus rapidement à leurs tâches et projets. En complément de cette vision à court terme, cette période féconde en nouvelles idées a également alimenté notre vision produit à 1 an.

omepage One2Team dans MS Teams

Homepage One2Team dans MS Teams

La page d’accueil One2Team dans notre application Microsoft Teams

L’exercice de questionnement et de priorisation de la roadmap est largement facilité par l’organisation agile de l’équipe R&D. Les sprints d’une semaine nous permettent de nous réorganiser rapidement autour de nouveaux sujets. Bien sûr, les projets engagés ne peuvent être mis en pause du jour au lendemain mais l’habitude de découper les fonctionnalités en livrables sur 6 semaines nous donne l’opportunité de reprioriser ou de changer rapidement de direction.

Aligner les stakeholders différemment

L’alignement des parties prenantes (Utilisateurs, Sponsors client, Marketing, Customer Success, Ingénierie, Comex, etc.) est une activité cruciale du Product Manager pour donner naissance à un produit de qualité. Au-delà des réunions formelles pour consulter, débattre et communiquer sur les décisions prises, l’alignement passe souvent par des discussions informelles, au pied levé, qui permettent de collecter des avis ou tester la force d’une idée en l’exposant à la machine à café. Avec des équipes en télétravail, ces moments de rencontre « organiques » sont devenus bien plus rares et l’alignement plus laborieux à obtenir.

Comment retrouver ces moments plus informels dans un « monde à distance » ? Les visioconférences dédiées aux moments de pause, au déjeuner où sur un temps de partage libre autour d’un jeu par exemple, ont permis de maintenir du liant en dehors du cadre de la réunion de travail « classique ». A la manière des conversations en salle de pause, ces rendez-vous virtuels informels sont propices aux échanges inopinés qui pourront se poursuivre plus tard lors d’échanges eux plus formels et dédiés en one-to-one par exemple. Si ces occasions ont l’avantage d’entretenir une proximité, il faut reconnaître qu’elles ont tendance à s’essouffler au bout de quelques semaines, et ne réunissent que quelques irréductibles volontaires. Enfin, contrairement aux rencontres au bureau où de nouveaux participants peuvent se mêler spontanément à la conversation et disgresser, ces visioconférences ne permettent d’avoir plusieurs discussions en simultané.

Une autre caractéristique de One2Team est de tracer les informations en les inscrivants dans la plateforme. Cela présente l’avantage de formaliser des statuts et des points de décision. Mais plus encore, surtout dans le cas du travail à distance ou hybride, permet de travailler en d’asynchrone et de gagner en efficacité. Puisqu’il est plus difficile de réunir tout le monde dans la même pièce pour acter une décision, ou mettre tout le monde au même niveau d’information, One2Team présente l’avantage de pouvoir y rendre l’information disponible à tous et à tout moment.

Cet exercice nous a permis d’économiser en temps de réunion, de progresser sur les sujets sans attendre la disponibilité simultanée de toutes les parties prenantes et nous a contraint à de saines pratiques : formalisation et clarté. Concrètement, notre propre utilisation de One2Team pendant le confinement s’est intensifiée et la quantité de mentions, notifications et de comptes rendus stockés dans l’outil ont augmenté de 30%.

Changer de manière de communiquer avec ses clients

Un autre changement rapidement entrepris à la suite de la pandémie concerne la manière de communiquer notre stratégie produit et notre roadmap à nos clients. Traditionnellement, nous organisons chaque trimestre un Customer Advisory Board avec des utilisateurs pour présenter les nouvelles fonctionnalités de la dernière version, échanger sur des cas d’usage et partager de bonnes pratiques. Ces évènements qui d’ordinaire se tiennent dans nos locaux devenaient impossible à maintenir. Pour conserver l’interactivités de ces moments d’échanges, nous nous sommes orientés vers le format webinar permettant d’associer une présentation formelle animée par une équipe One2Team et une session de questions-réponses.

Le nombre de participants au webinar est moins contraignant et nous accueillons 2 fois plus de participants qu’auparavant à ces sessions virtuelles impliquant encore d’avantages d’utilisateurs !

The way to work in a hybrid world

S’il est coutume d’adresser des reproches au confinement, reconnaissons-lui qu’il a permis à One2Team de tester la résilience à notre processus d’élaboration de roadmap

Dans ce contexte, l’utilisation de One2Team, notre Platform to Deliver Work and Projects, nous a évité une saturation de meetings virtuels, nous a enjoint à fournir un effort dans l’écriture des informations partagées, a permis à chacun de savoir à tout moment quelles décisions étaient prises ou à prendre en tenant compte de fuseau horaire de chacun, en nous permettant enfin de travailler de façon synchrone et asynchrone pour délivrer dans les temps et efficacement. Dans le prochain article, nous aborderons les changements dans le processus de conception et de collecte de feedback.

 

Découvrez les atouts de notre plateforme ici.

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