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Vous gérez vos projets multi-sites et multi-acteurs dans un tableur ? Dans cet article, on vous présente les limites de cette pratique…
 

Quand il s’agit d’outiller la gestion de ses projets, le premier reflexe est l’utilisation d’un tableur. Tout le monde sait s’en servir et les utilisateurs sont tout de suite opérationnels. L’outil permet de répondre aux besoins opérationnels à travers des calculs et graphiques, et permet de mettre en place une méthodologie de travail et de formaliser les process. C’est une première étape mais est-ce vraiment efficace ?

Rapidement, le tableur n’est pas suffisant et est vite dépassé lorsqu’il faut collaborer en équipe, d’autant plus sur des projets complexes multi-sites et multi-acteurs. L’exploitation des données à travers le tableur devient alors difficile, le partage périlleux, et la traçabilité compliquée. Voici 5 limites à l’utilisation des tableurs dans la gestion de projets :

1.     Des informations obsolètes

Entre le moment où on collecte l’information via le tableur et la restitution du récapitulatif, il peut se passer plusieurs jours, une semaine, voire deux semaines. L’information produite est donc obsolète de plusieurs jours et n’est donc plus fiable. Elle donne une idée sur la situation du passé et ne peut, en aucun cas, servir de référence à la prise de décision.

2.       Des informations erronées

Lors de la collecte de l’information issue de nombreux classeurs, la consolidation en un fichier commun sous-entend des ressaisies et donc des risques d’erreur. L’opération est effectuée manuellement, le risque d’erreur est très élevé et peut résulter sur une information non fiable pour la prise de décision.

3.       Les difficultés de consolidation et de la perte de temps dans le reporting

Travailler sur des tableurs pour gérer des projets revient à ce que chacune des parties prenantes au projet ait son propre fichier. La collaboration est, de facto, très difficile. Il n’y a ni partage, ni traçabilité des modifications de chacun. Ensuite, une personne dédiée à la collecte de tous les fichiers ressaisit la somme de tous les fichiers dans un nouveau classeur consolidé. C’est un exemple concret du manque d’efficacité lors d’un reporting manuel.

4.       La traçabilité des versions

Sur un tableur consolidé, il est impossible d’avoir une traçabilité des actions, des versions et des informations en général. Il est très difficile de savoir qui a fait quoi, et quand. Cela devient encore plus problématique quand il y a des risques et des émergents (réserves, points ouverts, points bloquants, …) à traiter. Le versionning est également problématique : quelle version du document est plus récente, qui est la dernière personne à l’avoir modifié ? …

5.       La compréhension difficile des données pour les contributeurs externes

Les données sont difficilement compréhensibles sur un tableur par quelqu’un qui n’a pas travaillé sur son élaboration. Pour que l’information soit complète sur le tableur, sa représentation sera très complexe et difficilement assimilable. Cet outil n’offre pas de possibilité de visual Management et la représentation des données n’est pas intuitive. La donnée devient donc difficilement compréhensible en un coup d’œil.

One2Team est une solution SaaS de pilotage de projets de nouvelle génération, caractérisée par la consolidation de l’information en temps réel, éliminant tout effort de reporting et offrant une vision fiable, en temps réel et exhaustive de l’avancement de vos projets. Tout ceci servi par des interfaces simples, permettant une prise de décision efficace par le Visual Management. Demandez un essai gratuit de One2Team ici. 

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