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Alors que les dirigeants mettent en place la stratégie d’une entreprise, l’équipe de direction est chargée de répondre aux attentes et aux objectifs de l’entreprise. Les chefs de projet, en particulier, doivent gérer les tâches et les calendriers des différentes parties prenantes de manière à réduire les coûts, limiter les risques d’échec et maximiser les avantages. Comment gérer une liste de tâches “to do list” à l’échelle de l’entreprise?

Les individus organisent souvent leurs propres to do list de la même façon :

  1. Priorité
  2. Important
  3. En attente (pending)
  4. À faire (backlog)

Au niveau de l’entreprise, cela ne suffit plus. Les projets doivent être gérés dans un outil organisationnel permettant d’avoir une vue d’ensemble des tâches individuelles et du portefeuille de projets. Selon sa position, l’utilisateur accède au bon niveau d’information. Chacun a une vision claire sur toutes les tâches, jalons, livrables et problèmes de leurs projets, le tout dans une seule et même interface.

Les membres de l’équipe peuvent voir ce qui leur a été attribué et ce dont ils ont besoin pour établir des priorités. Ils sont donc plus efficaces dans l’exécution des tâches qui leur sont attribuées, même dans un portefeuille de projets différents.

Les chefs de projet bénéficient d’une visibilité accrue car ils peuvent voir ce sur quoi chaque membre de leur équipe travaille et ce qu’il a accompli. Ils affectent facilement leurs ressources en fonction de qui est disponible et de ce qui doit être fait.

Avec toutes ces informations stockées et mises à jour dans un seul système, les rapports sont automatisés et en temps réel. Il n’est plus question pour les cadres de demander à leurs équipes d’abandonner leur mission du moment pendant une semaine afin de faire un rapport sur Excel et Powerpoint.

La gestion du travail par la traditionnelle ‘’to do list’’ est bien adaptée aux individus et aux petites équipes. En matière de complexité et d’initiatives à l’échelle de l’entreprise, les logiciels de gestion de projets vont au-delà d’une simple liste de tâches à effectuer et donne une visibilité complète du portefeuille de projets et renforce ainsi l’efficacité des équipes.

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