In unserem letzten Beitrag haben wir den Zusammenhang zwischen Ressourcenmanagement und Projektlaufzeiten erläutert. In diesem Beitrag schauen wir uns noch einmal etwas genauer an, welche Maßnahmen und Informationen für Ihr Ressourcenmanagement relevant sind, wenn Sie Ihre Laufzeiten verkürzen wollen.
In diesem Beitrag schauen wir uns noch einmal etwas genauer an, welche Maßnahmen und Informationen für Ihr Ressourcenmanagement relevant sind, wenn Sie Ihre Laufzeiten verkürzen wollen.
- Übersicht über Ihre Ressourcen
Das Ressourcenmanagement hat höchste Priorität für die meisten Unternehmen, da es ihr Ziel, Projektlaufzeiten zu verbessern, vorantreibt und es hier das größte Verbesserungspotenzial gibt. Unternehmen, die in diesem Bereich als leistungsschwach gelten, verschwenden fast 12-mal mehr Ressourcen als leistungsstarke Unternehmen.[1] Stellen Sie sich nur die Auswirkungen auf Ihre Laufzeit vor, wenn Sie 12-mal mehr Ressourcen zur Verfügung hätten. Darüber hinaus bestätigt die Studie einen Zusammenhang zwischen Ressourcenmanagement und pünktlicher Projektabwicklung.Intuitiv wissen wir: Wenn wir nicht die richtigen Ressourcen mit den richtigen Fähigkeiten an unseren wertvollsten Projekte arbeiten lassen und die Ressourcen nicht mit der maximal erreichbaren Auslastung arbeiten, verlängern sich die Projektlaufzeiten.
- Die Rolle der Projektauswahl
Projektrisiken sind die Risiken und Folgen einer verspäteten Fertigstellung von Projekten oder eines Projektabschlusses außerhalb des geplanten Budgets. Dies sollte eine wichtige Überlegung und spezifisches Kriterium bei der Bewertung potenzieller Projekte sein. Insbesondere sollte das Scoring und die Gewichtung des Projektrisikos ein formaler Bestandteil Ihrer Prozesse für Projektanträge und -priorisierung sein. Obwohl aus einer Studie hervorgeht, dass 75% der IT-Projektleiter glauben, dass ihre Projekte von Anfang an zum Scheitern verurteilt sind[2], sind die meisten Unternehmen relativ kompetent im Risikomanagement und nehmen es sehr ernst. Daher sollte der Auswahlprozess Ihrer Projekte ein wichtiger Bestandteil Ihres Projektzyklus sein. - Workflow-Optimierung als Schlüsselfaktor
Projektmanagement-Werkzeuge automatisieren die strukturierten Kernprozesse Ihres Projektmanagements, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse effizient und wiederholbar ausgeführt werden können. Dazu gehören die Standardisierung und Vereinfachung von Genehmigungen, Aufgabenzuweisungen und -übergaben, Berichtserstellung, Warnungen, Benachrichtigungen usw. Darüber hinaus integrieren viele Werkzeuge auch einen kollaborativen Informationsaustausch. Im Mittelpunkt Ihrer Workflow-Optimierungsstrategie sollte eine zentralisierte Wissensdatenbank mit Best Practices, Vorlagen und Lessons Learned stehen, damit Sie schnell, einfach und effizient nach Informationen suchen und sie auch finden können. Für die meisten Unternehmen ist es schwierig, signifikante Verbesserungen nur aus der Workflow-Automatisierung herauszuholen, da die meisten Werkzeuge die Workflow-Aktionen und Kommunikation sofort ermöglichen. Bei größeren Projekten, die organisatorische Grenzen überschreiten und die Integration mehrerer Systeme erfordern, sollte daher die funktionsübergreifende Prozess- und Technologieintegration eine Priorität sein. - Reporting & Analyse
Eine der möglichen Ursachen für Projektverzögerungen ist die Zeit, die benötigt wird, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Häufig wird mehr Zeit für eine sichere Entscheidungsfindung benötigt, da Daten nicht verfügbar sind oder nicht anschaulich/verständlich genug präsentiert werden. PPM-Berichte und analytische Dashboards bieten eine sofortige Datentransparenz und einfache Projekt- und Portfolioanalysen, um Entscheidungen über die Planung und Umsetzung zu optimieren.
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Quellen:
[1] WRIKE complete collection of project management statistics 2015.
[2] Geneca: Doomed from the Start? Why a Majority of Business and IT Teams Anticipate Their Software Development Projects Will Fail, 2017
Valerie Zeller
Valerie Zeller ist Chief Marketing Officer bei Sciforma. Valeries Hauptinteressen sind Digitale Transformation, Change Management und Strategieumsetzung. Teilen Sie Ihre Meinung mit @valeriezeller