Localisation
Canada
Secteur d’activité
Autres
Contexte
L’exécution de stratégie et la gestion de portefeuille de projets ne sont pas des concepts nouveaux chez Morneau Shepell.
L’entreprise nord-américaine existe depuis 1966 et propose des services-conseils stratégiques en ressources humaines (santé, assurance collective, retraite, aide aux employés) à plus de 20 000 clients dans le monde.
Chaque étape de son développement implique une grande variété de projets, de l’amélioration des procédés Six Sigma au lancement de sites internet design et de développement des applications.
Au fur et à mesure que la société a évolué et que ses projets sont devenus de plus en plus complexes, les chefs de projet se sont rendus compte qu’ils avaient besoin d’un peu plus qu’un simple planning, de feuilles Excel et de portails en silo sur Microsoft Sharepoint afin de gérer efficacement leur portefeuille de projets.
“Notre bureau de gestion de projets avait atteint un degré de maturité et nous avions besoin d’aide.”
“Les templates Excel sauvegardés sur Sharepoint et utilisés depuis des lustres n’étaient plus aussi efficaces. Exactement comme nos process. Nous passions notre temps à travailler et retravailler des fichiers Excel et les données ne nous permettaient pas d’avoir une vision d’ensemble de notre situation à ce moment là.”
Justin Horning
Team Lead, Project Strategy Execution, Morneau Shepell
Justin Horning et son équipe ont cherché pendant deux ans des solutions de pilotage de projets qui pourraient accompagner la croissance de Morneau Shepell.
Après en avoir testé une douzaine, ils se sont rapidement rendu compte que les logiciels du marché se ressemblaient tous.
Puis ils ont trouvé Sciforma (précédemment One2Team).
“Nous avions observé un grand nombre de produits, mais aucun ne reflétait notre volonté d’innover. Puis, un simple coup d’oeil à la plateforme One2Team (Sciforma Vantage) m’a convaincu que c’était la solution avec laquelle nous pourrions travailler.”
Justin Horning
Team Lead, Project Strategy Execution, Morneau Shepell
La différence Sciforma
“Le déclic a eu lieu lorsque nous avons vu le Slideboard de One2Team (Sciforma Deliver) pour la première fois,” annonce Justin. “Au lieu de fournir la vue classique où les données sont amassées sur une seule page qui ressemble à une feuille Excel, le Slideboard One2Team (Sciforma Deliver) propose un aperçu clair et précis de chaque projet et de la manière dont il s’aligne à la stratégie de Morneau Shepell. Nous avons par exemple accès à l’état du budget dans nos fiches, ce qui signifie que lorsque nous en ouvrons une dans le Slideboard, nous avons accès à tous les détails de la tâche par dossier en un coup d’oeil, y compris les objectifs, le cadre, les étapes clés, le budget restant… Vous pouvez accéder à vos réseaux sociaux, vos risques, vos actions, les documents liés au projet. Le Slideboard nous donne une vue globale de chaque projet en un seul clic.”
Mettre en place Sciforma au sein de Morneau Shepell s’est avéré être une excellente expérience, tant collaborative que relationnelle.
“Les consultants One2Team (Sciforma) ont travaillé en étroite collaboration avec nous pour nous montrer comment paramétrer et incorporer nos méthodes de travail dans l’outil,“ raconte Justin.
“Il s’agissait là d’un avantage considérable pour nous.”
En effet, en seulement cinq jours, One2Team (Sciforma) était déjà implémenté au sein de Morneau Shepell, avec leurs propres méthodes de travail.
Justin et l’équipe Sciforma ont continué d’affiner les règles opérationnelles durant les premières semaines, mais les chefs de projet utilisaient Sciforma quotidiennement dès le cinquième jour.
“En seulement 5 jours, One2Team (Sciforma) était déjà implémenté au sein de Morneau Shepell. Nous savons que nous ne sommes pas les plus gros clients de One2Team (Sciforma) mais nous avons toujours eu l’impression de l’être.”
Justin Horning
Team Lead, Project Strategy Execution, Morneau Shepell
Résultats
- Accès à l’état de chaque projet en un seul clic, avec des informations fiables
- Suivi des mises à jour et des performances en un instant
- Aperçu de chaque projet sur une interface ergonomique, plus de diagrammes de Gantt affichés aux clients
- Accès au reporting par le comité de direction, avec informations détaillées
- Amélioration des relations avec les autres équipes
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